Coleta GTD: primeira etapa do método de organização

Essa é uma série de posts que vai apresentar o que é o GTD, para que ele serve e como ele pode te ajudar a ser mais organizado e produtivo. Para ler todos os posts da série, basta clicar na tag GTD. Nela você também poderá ver como tenho aplicado o método na minha vida de forma a ter resultados satisfatórios.

Foto: Reprodução / A Fabulous Fete Blog

Foto: Reprodução / A Fabulous Fete Blog

Como vocês viram no primeiro post, contei que o GTD tem cinco etapas. Hoje vou explicar como funciona a primeira etapa que talvez seja a mais fácil, mas a que poucas pessoas as fazem (ou se fazem, não do modo completo).

A coleta consiste em tirarmos tudo de nossas cabeças e armazenarmos em caixas de entrada. Ao eliminarmos nossas preocupações, tarefas, desejos, projetos, etc, ficamos mais tranquilos e confiantes para realizarmos aquilo que devemos fazer.

Mas como fazer essa coleta? Muito simples. É necessário ter sempre por perto uma caixa de entrada e nela depositar tudo aquilo que vem na sua cabeça. Cada vez que chegar uma nova tarefa que você deva executar, anote. Toda vez que você tiver alguma ideia, também não deixe de anotar. Depois, tudo isso será processado e analisado, talvez até você elimine, mas primeiro você precisa anotar.

Caixa de entrada: item fundamental na coleta GTD

O que pode ser as caixas de entrada? Qualquer coisa que você tenha por perto e que se lembre depois de checar. Claro que quanto menos caixas de entrada, melhor, mas tudo que possa facilitar sua vida, é sempre bem-vindo.

Caixas de entrada mais comuns:

  • Cadernos
  • A própria caixa de entrada dos e-mails (já que os e-mails também devem ser processados futuramente)
  • Aplicativos como Evernote, Todoist (obs.: tenha sempre neles algo indicando ser a caixa de entrada do aplicativo)
  • Algum tipo de caixa de entrada física onde você vai armazenar as correspondências e outros papéis que chegam a você
  • Agenda
  • Bloco de notas no computador ou no celular
  • Post it

Essas são algumas da possíveis caixas de entrada. Eu, atualmente, tenho anotado tudo no Todoist, porque sempre estou com algum aparelho por perto. Mas também carrego um pequeno caderninho caso algum dia queira anotar algo e a bateria do celular tenha acabado, por exemplo. E tenho as caixas de entrada dos e-mails.

Com o tempo você vai percebendo o que é melhor e o que funciona para você, o importante neste início é testar ferramentas e ter sempre algo por perto para anotar tudo.

O que fazer com o que foi coletado

Foto: Reprodução/ Pinterest

Foto: Reprodução/ Pinterest

Tudo o que foi coletado será processado em algum momento do seu dia. Falarei mais sobre o processamento no próximo post. Neste primeiro momento o que você deve fazer é montar suas caixas de entrada e guardar que tudo deve ser coletado nelas.

Como um bom primeiro exercício, faça as suas caixas de entrada e comece anotando tudo o que está na sua cabeça. Tente se lembrar das coisas mais remotas. Anote que você quer pintar a casa no mês que vem, anote também que você não pode esquecer de comprar chocolates na próxima vez que for ao mercado. Não deixe de anotar que você deseja viajar para Paris em futuro próximo e não se esqueça de anotar que amanhã 6h tem Sharapova na final do Australian Open.

Não pense que a caixa de entrada servirá apenas para as suas tarefas profissionais. O GTD é um método de organização de vida e tudo o que envolve o seu cotidiano deve estar inserido nele.

Você deve estar se perguntando o porque de fazer isso, se tem coisas tão óbvias e que você logicamente não irá esquecer. Mas, segundo David Allen, a partir do momento que você tira da cabeça, você se sente mais aliviado e produtivo.

Um exemplo ótimo que ele dá no livro “A Arte de Fazer Acontecer” (que eu recomendo a leitura para todo mundo que queira conhecer mais sobre o método) é que você quer arrumar sua escrivaninha, mas ainda não arranjou um tempo para ela. Toda vez que você olha para ela, se lembra que quer organizá-la e isso te perturba. Se você passa essa tarefa para o seu sistema, ou seja, anota na sua caixa de entrada, isso vai parar de te importunar, porque você vai saber que está anotado e que quando for possível passará a ser uma tarefa executável.

Por isso é importante anotar tudo, mesmo as coisas que você não vai executar hoje.Coletar não é fazer uma lista de tarefas. Coletar no GTD é armazenar tudo o que de alguma forma está ocupando espaço na sua mente e deixando ela de se concentrar no que é importante para aquele momento.

O post acabou ficando bem maior do que imaginava. Sei que fui repetitiva em algumas partes, mas é que o conceito de coletar tudo tem que fixar e ser executado, senão o GTD não funciona.

E você como faz sua coleta? Ficou com vontade de começar a usar o GTD? Faça o primeiro exercício e depois conte para a gente!

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